Stilling ledig: Økonomi og administrasjonsansvarlig (deltid)

Oslosenteret er en privat stiftelse som ble etablert i 2006 av tidligere statsminister Kjell Magne Bondevik og Einer Steensnæs. Stiftelsens hovedformål er rettet mot demokratistøtte, der samarbeid med politiske partier, parlamenter og andre politiske institusjoner står sentralt. Som en ikke-statlig, ikke-partisk og selvstendig stiftelse, jobber Oslosenteret gjennom prosjekter for å fremme ansvarlig demokratisk politisk lederskap i sårbare samfunn, med sterke politiske skillelinjer. Vårt hovedkontor ligger sentralt i Oslo, og har en kjernestab bestående av 11 dyktige ansatte. I tillegg har vi et kontor i Nairobi, som sikrer effektiv og grundig gjennomføring av våre prosjekter.

Oslosenteret søker en dyktig og operativ rådgiver innen økonomi og administrasjon til vårt kontor i Oslo. Vi ser etter en person med bred erfaring som kan bidra med verdiskapende arbeid i å utvikle og drifte vårt demokratistøtteprogram, der behandling av økonomi, regnskap, drift og administrasjon er kjerneområder i stillingen.

Hovedformål med stillingen er følgende:

Økonomi

  • Forsikre at organisasjonens retningslinjer og prosedyrer blir fulgt, i tillegg til overholdelse og betingelser i donoravtaler.
  • Registrere og bokføre/kreditere daglige transaksjoner, forsikre nøyaktighet og fullstendighet av nødvendige filer og dokumentasjon av transaksjonsbevis.
  • Forsikre forsvarlig kontanthåndtering av interne bankkontoer.
  • Behandling av kontantutbetalinger i samsvar med retningslinjer for økonomistyring.
  • Behandle lønn, overføre skatt og andre offentlige bidrag og rapporter til interne byråer.
  • Ansvarlig for regnskap og kostnadsfunksjoner som innkjøp og fakturabetalinger.
  • Behandle refusjoner for ansattes utlegg og kostnader.
  • Sikre punktlig utbetaling til alle organisasjonens betalingsmottakere og opprettholde tilstrekkelige og fullstendige mottakerinformasjon.
  • Utarbeide økonomiske rapporter for organisasjonen og interne styringsrapporter for administrerende direktør som inneholder budsjett for utgiftsinformasjon.
  • Utføre månedlige slutt- og årsrapporter som avstemninger, momsrefusjoner, inventarliste osv.
  • Ansvarlig for anskaffelser i samsvar med organisasjonens anskaffelsesregelverk.
  • Utarbeide og levere rapporter og dokumenter i samsvar med myndighetens lover.
  • Assistere og bistå programrådgivere med budsjettering og prognoser av prosjekter.

Administrasjon

  • Ansvarlig for alle forhold knyttet til administrasjon og ivareta driftsmessige oppgaver.
  • Administrere leiekontrakt for kontor og sikre at den er gjeldende samt at endringer blir behandlet etter behov.
  • Kontrollere HR relaterte saker, inkludert, men ikke forbeholdt, vedlikehold av personalmapper, bistå med ansettelser og oppfølging, innkjøp og vedlikehold av forsikringsavtaler, som helseforsikring.
  • Administrere interne IT systemer og prosesser, forsikre om fungerende digital infrastruktur for kontoret og de ansatte, inkludert at IT-utstyr fungerer, rutinemessig vedlikehold, IT sikkerhet (antivirusprogramvare og regelmessige sikkerhetskopier).
  • Kontrollere og vedlikeholde kontordokumenter samt administrere ressursstyring og ressursregistrering.
  • Utføre andre oppgaver som er tilordnet av administrerende direktør.

Veiledning

  • Daglig oppfølging vil bli gitt av administrerende direktør.

Ønskede kvalifikasjoner og egenskaper

  • Høyere økonomisk utdannelse med minimum bachelorgrad og 5 års erfaring innen relevant arbeid.
  • Minimum 3 års erfaring med regnskap/økonomistyring innen utviklingsprosjekter med internasjonalt-, ikke-statlig organisasjonsarbeid, samt transnasjonale organisasjoner og multinasjonalt arbeidsmiljø.
  • 3 års erfaring med administrativt arbeid i en internasjonal organisasjon, inkludert anskaffelse, kontraktsadministrasjon og HR.
  • Erfaring med økonomistyring av donorfinansierte prosjekter og tilskuddsordninger.
  • Erfaring med datastyrt regnskap og sterke organisasjonsferdigheter.
  • Flytende kommunikasjonsferdigheter, skriftlig og muntlig, både norsk og engelsk.

Vi kan tilby et profesjonelt og spennende arbeidsmiljø, kolleger med bred og internasjonal erfaring, et unikt nettverk innen demokratistøtte, og utfordrende oppgaver direkte knyttet til senterets arbeid.

Denne stillingen er deltid, tre dager i uken. Søknadsfristen er 30. juni 2021. Foretrukket start er i juli. Eventuelle spørsmål om stillingen og søknad (CV og motivasjonsbrev) sendes til Roberta Vilela, post@oslocenter.no .

Vi håper å se søknaden din!

 

Job opening: support assistant (Kenya office) →